SECTION P: PRÉPARATION

SECTION P: PRÉPARATION

P.1 POURQUOI

Pour s’assurer que tout le monde embarque. À chacune des étapes ! 

La couleur d’une organisation est donnée par les individus qui la composent. Chaque personne doit se sentir prête à s’engager dans le processus. Le point de départ de chacun est différent et si on omet cette étape, on risque d’avoir des acteurs importants qui ne contribueront pas à leur pleine mesure. 

De la même façon, chaque individu contribuera de façon différente, avec son parcours, sa personnalité, son expérience, son expertise, mais surtout avec son type d’intelligence. 

Pour conduire le processus de planification stratégique avec un leadership inclusif qui favorise la participation, l’engagement et la mobilisation de toute notre équipe, il est primordial d’avoir une préparation adéquate. Voici, dans cette courte vidéo, les principales dimensions à considérer. 

P.2 COMMENT

Voici trois suggestions d’activités préparatoires, applicables à différentes étapes du processus. Vous en trouverez d’autres en consultant la section « Boite à outils d'activités » de la FAQ

 

Les feux de circulation

Utilisation : Cet outil est particulièrement pertinent pour connaitre la disposition des participants avant de démarrer les activités.

  • • Faire un tour de table en demandant aux gens comment ils se sentent avant de commencer l’exercice : vert, jaune ou rouge.
  • • Accueillir les interprétations. Les gens peuvent bien souvent nous étonner en disant, par exemple, vert parce qu’ils ont besoin de vacances, jaune parce qu’ils se sentent radieux ou rouge parce que le sujet les passionne. Le but ici est de permettre l’expression.

Durée : environ 1 minute par personne.

Variantes : fournir des cartons ou des objets de trois couleurs aux participants.

 

Les 4 coins

Utilisation : Cette activité est particulièrement pertinente lors de l’étape de préparation de la planification stratégique. Elle pourrait aussi être utilisée lors de la définition du cadre stratégique de notre organisation, spécifiquement lors de l’exercice de vision.

  • • Choisissez 4 éléments dans un même « univers conceptuel (4 éléments, 4 instruments, couleurs, véhicules, personnages, etc.) et préparez 4 grands cartons (un par carton).
  • • Placez les 4 grands cartons à chaque coin de la pièce.
  • • Demandez aux gens de choisir spontanément un coin.
  • • Échangez sur les raisons pour lesquelles ces choix ont été faits (sans jugement et ni confrontation).

Durée : environ 20 minutes.

Variantes : le « Je au Nous ».

 

Le « Je au Nous »

Utilisation : Cette activité est particulièrement pertinente lors de l’étape préparation à la planification stratégique, après la constitution du comité porteur/de pilotage.

Variante des 4 coins avec 3 rondes de questions : vous devrez donc préparer 12 grands cartons. Voici une suggestion, seulement à titre indicatif, d’images et de questions.

  • • Ronde 1 – consigne : « Placez-vous à l’un des 4 coins. Choisissez celui qui vous représente le mieux parmi l’Air, la Terre, l’Eau et le Feu ». Par la suite, chaque personne explique son choix.
  • • Ronde 2 – consigne : « Chacun de vous devient un instrument qui permet à votre organisation d’agir de façon orchestrée. Allez au coin qui vous représente le mieux parmi la flûte, le violon, le piano ou le tambour. ». Par la suite, chacun s’exprime et relève les points pertinents.
  • • Ronde 3 – consigne : « Le but de notre organisation est de faire progresser les gens, de les faire cheminer d’un point A à un point B. Choisissez si c’est à bord d’un autobus, d’une Jeep, d’une Tesla ou d’une limousine. ». Une fois que les gens sont placés aux quatre coins, on ajoute : « Nous allons maintenant faire un passage du JE au NOUS. Vous avez 2 minutes pour échanger sur les raisons de votre choix en sous-groupe. ». Par la suite, chaque sous-groupe s’exprime.

Durée : environ 15 minutes.

Variantes : demander aux gens de partager l’avis collectif du sous-groupe plutôt que de s’exprimer une personne à la fois.

P.3 QUOI

L’arbre des possibles est un exemple concret d’activité permettant de vérifier si les conditions sont favorables pour se lancer dans l’aventure.

À l’issue des activités proposées, vous pourriez identifier les éléments qui favoriseraient l’aboutissement de la démarche de planification stratégique (ex. : participation active, climat de confiance, motivation à construire ensemble l’avenir, etc.).

Les éléments qui pourraient freiner la planification stratégique sont le manque de disponibilité ou de temps, l'incompréhension de la valeur ajoutée de la démarche et les tensions.